E DEFTER NEDİR? E FATURA NEDİR? E DEFTER VE E FATURA UYGULAMALARINDA ZORUNLUK VE ŞARTLAR NELERDİR?
E-Defter
Vergi Usulleri Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) tarafından firmalar için tutulması zorunlu olan büyük defter (defter-i kebir) ve yevmiye defterlerinin elektronik ortamda hazırlanıp muhafaza edilmesi için geliştirilen uygulamaya e-Defter adı verilir. Firmalar, vergi mükellefi oldukları için her parasal hareketi kayıt altına almak zorundadırlar. e-Defter uygulaması bu kayıt tutma ve istenmesi halinde denetlenme işinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlar.
Kimler e-Defter Kullanabilir?
Bir firma, e-Defter uygulamasını kullanmaya başladıktan sonra içeriği Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) göndermez. Yani muhasebe kayıtları GİB’e aktarılmaz. Bunun yerine özet olarak kabul edilen ve berat denilen bilgiler GİB’e gönderilir.
GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak tutulan e-Defterler, kağıt baskıya dökülmeden kaydedilir, değişmezliği ve kaynağının güvenilirliği garanti altına alınır. Bunu da gerçek kişiler için elektronik imza, firmalar yani tüzel kişiler için de mali mühür gibi uygulamalarla sağlar.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 19 Ekim 2019 tarihinde yayımlanan tebliğ kapsamında;
e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler,
Bağımsız denetime tabi olan şirketler zorunluluk kapsamında uygulamaya dahil olacaklar.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının ise e-Defter uygulamasından yararlanma zorunluluğu bulunmamakla birlikte isteğe bağlı olarak uygulamaya dâhil olabilirler.
Ayrıca defter tutma işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirmek isteyen vergi mükellefleri de gönüllü olarak e-Defter uygulamasını kullanabilirler.
e-Defter Tutma Şartları Nelerdir?
İşletmelerin e-Defter uygulamasını kullanabilmesi için bazı şartları karşılamaları gerekir. Firmalar için mali mühür, gerçek kişiler için de nitelikli elektronik imza sertifikası bulunması zorunlu olup ayrıca bir uyumlu
yazılım satın alınması gerekir. Bu aşamalarla birlikte e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması ve saklanması aşamalarını gerçekleştirmeyi sağlayacak yazılımın da onaylanmış olması gerekir. Bu hazırlıklarla birlikte yapılacak başvuruların kabul edilmesinin ardından e-Defter tutma hakkı elde edilir.
– Mali Mühür Nedir?
Elektronik belgelerin yasal olarak geçerli olabilmeleri için firmalar, mali mühür isimli bir elektronik sertifika alırlar. Bu sertifika, e-Defter belgelerinin yasal geçerliliğini ve veri bütünlüğünü garanti altına alırken e-
Defter uygulamasında firmalar için zorunludur. e-Fatura uygulaması için alınan mali mührü e-Defter için de kullanmak mümkündür.
– Zaman Damgası Nedir?
Belirli bir verinin, belirli bir tarihte var olduğunu kanıtlamaya yarayan zaman damgası, herhangi bir e- sözleşmenin ya da e-belgenin imzalandığı, transfer edildiği, başvurusunun yapıldığı tarihi ve saati vurgulamaya ve onaylamaya yarar. Mükellefler de hazırladıkları e-Defterleri belirlenen süreler içerisinde GİB’e ilettiklerini kanıtlamak için zaman damgalı berat dosyası kullanırlar. Çünkü zaman aşımı durumunda GİB tarafından e-Defter beratı göndermeme cezası uygulanabilir.
– e-Defter Beratı Nedir?
GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde hazırlanan e-Defterlerin geçerlilik kazanabilmesi için defter bilgileri, firma bilgileri, mali müşavir bilgileri ve vergi detaylarıyla birlikte mali mühür ile birlikte belli bir formatta GİB’e iletilmesidir. Böylece berat dosyası GİB Portal’a yüklenerek GİB tarafından mühürlenmesi ve böylece yasal duruma gelmesi sağlanır.
– Mali Mühür ile e-İmza Arasındaki Fark Nedir?
Gerçek kişilere verilen elektronik imza sertifikasına e-İmza denir ve bu, sertifika sahibi kişinin ıslak imzası yerine geçer. Firmalar için oluşturulan elektronik imzaya ise mali mühür denir.
e-Defterin Avantajları Nelerdir?
Yevmiye defteri ve büyük defter hazırlamak için harcanan zaman, e-Defter uygulaması ile minimumseviyeye iner. Bu da firmalar için zamandan ve personelden tasarruf anlamına gelir.
Her dönem defterlerin onayı ve basımı için ödenen tutarlar e-Defter uygulaması ile ortadan kalkar. Yevmiye defteri ve büyük defterin noter onayı ile kağıda basma maliyeti, e-Defter sayesinde oluşmaz.
Defterlerin baskısı, onayı, gönderimi, arşivlenmesi için harcanan tutarlar sıfırlanacağı için maliyetler azalır. o Firmaların, onaylı defterleri’nin VUK’na göre 5 yıl, TTK’na göre 10 yıl süreyle saklaması gerekir. Kağıda basılı defterleri saklamak için de mekan ve zaman harcamak gerekir. e-Defterin avantajlarından biri de bu sorunu ortadan kaldırıp defterleri elektronik ortamda 10 yıllık yasal süre boyunca arşivlemesidir.
Kağıda basılı belgelerde bulunan hataları düzenlemek zahmetliyken e-Defterdeki hataları düzenlemek için ekstra çaba sarf etmek gerekmez.
e-Defterde belirlenen belge standartları uluslararası formatta olduğu için özellikle çok uluslu şirketlerin çalışma, düzen ve uyum prensiplerine uygundur.
o Her dönem düzenlenen ve yüzlerce sayfadan oluşan defter için kesilen ağaçlar da defter uygulaması ile korunmuş olunur.
e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
Firmaların ve gerçek kişilerin e-Defter uygulamasına geçiş yapabilmeleri için iki farklı yöntem bulunur. İlki, yazılım, onay, gerekli belgelerin temini gibi aşamaların firmalar tarafından doğrudan yürütülmesidir.
Firmalar, e-Deftere geçiş yapabilmek için öncelikle mali mühür temin etmiş olmalıdır. Ardından e-Defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması ve yasal sınır olan 10 yıl boyunca arşivlenmesi için gerekli yazılım hazırlarlar, hazırladıkları yazılımları için de onay almalıdırlar.
İkincisi ise, onaylanmış özel entegratörlerle çalışmak ve doğrudan uygulamayı başlatmaktır.
Özel engeratörler e-Defterlerin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması ve arşivlenmesi için gerekli altyapıyı hazır olarak sunarlar. Vergi mükelleflerinin yapması gereken e-Defterlerde gerekli bilgilerin doldurulması gibi aşamalardır. Özel entegratörlere ait yazılımı kullanmayı tercih eden mükellefler özel entegratör portali ya da kendi sunucuları üzerinde işlem yapmayı tercih edebilirler. Özel entegratör ortamını tercih eden mükelleflerin altyapı ya da yazılım için herhangi bir personel ya da bilgi işlem yatırımı yapılması gerekmez.
e-Fatura
e-Fatura Nedir? Kimler Kullanabilir?
e-Fatura, işletmelerde kullanılan faturaların kağıda basılması yerine dijital ortamda hazırlanıp paylaşılmasıdır. Kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olan yasal düzenlemelerle çerçevesi çizilmiş olan e-Fatura, uluslararası biçimde standart hale getirilmiştir. Zaman damgası ve mali mühür sayesinde de değiştirilemezlikleri garanti altına alınmıştır. Her ki tarafın da e-Fatura kullanıcısı olması durumunda kullanılır ve Gelir İdaresi Başkanlığı sunucuları üzerinden alıcıya ve satıcıya iletilir.
Türkiye’de kayıt dışı ekonominin önüne geçilmesi ve doğanın korunması amacıyla 5 Mart 2010’da uygulanmasına karar verilen e-Fatura, 2013 yılında bazı mükellefler için zorunlu hale geldi. Özel Tüketim Vergisi III sayılı listede yer alan malları imal, ithal ve inşa edenlerle birlikte madeni yağ lisansına sahip mükelleflerle başlayan zorunluluk, 2014 yılında brüt satışı 10 milyon TL olan firmaları kapsayacak şekilde genişletildi. Bu firmalara 2016’ya kadar e-Faturaya geçme süresi tanındı.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 19 Ekim 2019 tarihinde yayımlanan tebliğ kapsamında 2018 veya müteakip yıllık cirosu 5 milyon TL’yi aşan mükelleflere 1 Temmuz 2020’ye kadar e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına geçiş zorunluluğu getirildi.
Yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzerindeki tüm işletmeler e-Fatura kullanmaya zorunludur. Ayrıca e-Faturanın avantajlarından yararlanmak isteyen işletmeler de gönüllü olarak bu uygulamaya geçiş yapabilirler. Gönüllü olarak katılan firmalar, diledikleri zaman sistemden ayrılabilirler. Ancak e-Fatura döneminde kestikleri faturaları 10 yıl süreyle saklamakla yükümlüdürler.
Ciro sınırı olmaksızın geçiş yapmaları zorunlu diğer gruplar ise aşağıdaki gibidir:
ÖTV I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi için EPDK’dan lisans alan mükellefler,
ÖTV III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal edenler,
Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanunda tanımlanan aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında gayrimenkul, motorlu araç vasıtalarının satılması ve kiralanması için ilan yayınlayan internet sitesi sahipleri veya işleticileri ile internet ortamında reklamların yayınlanmasına aracılık faaliyetinde bulunan internet reklamcılığı hizmet aracıları,
oKomisyoncu veya tüccar olarak meyve ve sebze ticareti yapan mükellefler,
e-Fatura Kullanma Yöntemleri
Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) yapılan başvurunun ardından sistem üzerinde tanımlanan kullanıcılar, belirlenen standartlarda oluşturulan elektronik faturaları, yine GİB üzerinden iletirler. E-Fatura
kullanımında 3 farklı yöntem vardır ve firmalar bu seçeneklerden biriyle ilerleyebilirler:
– GİB Portal
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sağlanan bir portal üzerinden e-Fatura işlemleri yürütülebilir. Ücretsiz ve en basit yöntem olan GİB Portal, az sayıda fatura gönderip alan kullanıcılar için uygun bir yöntemdir.
Ancak fatura sayısı arttıkça sağlanan GİB Portal hizmeti artan ihtiyaçları karşılamakta yetersiz kalacaktır.
O Faturalar otomatik değil de manuel olarak kesilir ve e-Fatura mükelleflerine GİB üzerinden iletilir.
O Kullanıcılar ayda en fazla 500 adet e-Fatura kesebilir. Bu limit aşılamaz.
O Portaldaki faturalar 6 aylık dönemlerde geriye doğru sistemden silinir. Bu nedenle bu yöntemi kullanan mükellefler faturalar silinmeden kendi sistemlerinde faturalarını indirerek yedeğini almalıdır.
Arama özellikleri yetersizdir. Sadece tarih araması yapılabilir. Bu nedenle de bazen faturalar gözden
kaçabilir.
– Entegrasyon
e-Fatura işlemlerini GİB Portal yerine kendi uygulamaları ile yürütmek isteyen kullanıcıların tercih ettiği entegrasyon yöntemi maliyet, iş yükü, onay ve yürütme gibi aşamalarda yorucu kabul edilebilir. Firmalar kendi uygulama ve servislerini geliştirdikten sonra GİB’ den onay almakla işe başlarlar. Bu uygulamanın her an hizmet verebilir olması gerekir. Ayrıca yapılacak sistemsel yatırımlar kadar bu sistemde çalışacak personelin geliştirilmesi ve ayrı bir birimin oluşturulması da beklenir.
Uygulama ve servis tasarlama adımlarında bazı firmaların hazırladığı uygulamaları lisanslama yöntemiylesatın almak mümkün olsa da sonraki adımlarda mükellef tek başınadır.
Sistemin 7/24 aktif olarak çalışabilmesi için gerekli personel alanında uzman olmalıdır. Çünkü sistemin aksaması durumunda firma, GİB tarafından fatura gönderememe/alamama cezasıyla karşılaşabilir.
GİB Portal’ de aylık en fazla 500 e-Fatura kesilebilirken bu yöntemde sınır yoktur.
Entegrasyon ile firmalar faturalarını kendileri sisteme işleyecekleri için kapalı bir sistemle çalışırlar. Böylece ekstra güvenlik önlemi alma imkanları da mevcuttur.
– Özel Entegratör
Aylık fatura sayısı değişiklik gösterebilen ve zaman zaman çok yüksek sayıda e-Fatura kesebilen firmalar için en pratik yöntem olan özel entegrasyon, aynı zamanda entegrasyona kıyasla en düşük maliyetli yöntemdir. Tedarikçi tarafından herhangi bir formatla gelen faturalar, UBL-TR formatına dönüştürülür ve alıcısına iletilmek üzere GİB’ e aktarılır.
GİB portalde olduğu gibi e-Fatura limiti yoktur. Büyük miktarlarda faturalar için hizmet sağlandığı için arama motorları da o oranda gelişmiş arama olanakları sağlar Sistemin 7/24 çalışır durumda olması Özel
Entegratörün sorumluluğunda olduğu için herhangi bir Bilgi İşlem personeli ya da biriminin bulundurulması gerekmez.
Yazılım ve donanım için herhangi bir yatırım yapılması gerekmez.
Fatura verilerinin güvenliği üst düzey olduğu gibi verilere ulaşım da firmaya özeldir.
Herhangi bir formatta fatura gönderilebilir[1]. Standartlara uygun formata dönüşüm, özel entegratör tarafından sağlanır.
GİB Portal’e ihtiyaçlara uygun özellikler eklenemezken özel entegrasyon, firmanın ihtiyaçlarına uygun ek özellikler geliştirmeye açıktır.
İhracat e-Faturaları
Yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzerindeki tüm işletmeler e-Fatura kullanmakla yükümlü oldukları gibi, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınladığı tebliğe göre; İhracat ve Tax Free işlemleri de e-Fatura uygulaması kapsamında işleme alınır. Yani ihracat yapan ve e-Fatura kapsamında olan kurumların, yasal kapsama giren ihracatları için de e-Fatura düzenleme zorunluluğu bulunur. İhracat süreçlerinin de elektronik ortama taşınmasıyla, ihracat faturaları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’na iletilir. Bu durumda artık ihracat faturaları Bakanlık tarafından görüntülenebilir.
İhracat işlemlerinde verimlilik ve hızın artmasını kolaylaştıran uygulama, sadece mal ihracatları için geçerli.
Hizmet ihracatları için e-Fatura zorunluluğu bulunmaz.
Kurumlar, e-Faturalarında olduğu gibi ihracat e-Faturalarını; yeni düzenlemeye uyumlu çalışan yazılımlarla, özel entegratör servisleriyle ya da doğrudan GİB entegrasyonu yapan yazılımların güncel sürümleriyle düzenleyebilir.
Bu fatura türlerinde alıcı bilgisi, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı olacak şekilde tanımlanır. İhracat faturaları ile sınırlı kalmak kaydıyla, faturaların İngilizce veya farklı bir dilde düzenlenmesi mümkündür. e-Faturalarda yabancı dil ve Türkçe bir arada da kullanılabilir.
e-Faturanın Avantajları Nelerdir?
Kağıda basılı fatura yerine kullanılan e-Fatura hem firmanın maliyetlerini düşürmesini sağlar hem de doğayı korur.
Bir kağıt faturayı hazırlama, basım, kontrol, kayıt, gönderim, ulaştırma ve arşive ekleme aşamaları ortalama 5 gün sürer. Yani iş yükünü arttırırken zaman da alır. e-Fatura ise bir dakikadan az bir sürede hazırlanıp alıcıya ulaştırılabilir.
Ayda kesilen 500 kağıt fatura için toplamda 2 bin ağaç kesilirken e-Fatura ile bu zarar ortadan kalkar.
İhtiyaç anında faturalara tek bir tıkla ulaşılabilmesi kullanıcılara pratiklik sağlar. Kağıt fatura kullanımında ise faturaya ulaşmak için fiziksel arşivde boşa zaman kaybedilir, pratiklik ve zaman açısından kullanıcının zararınadır.
e-Fatura ile ERP/Muhasebe Yazılımları Uyumlu mudur?
İşletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken tüm kaynakların verimli kullanılmasını sağlayana ERP programı ya da muhasebe programları, genellikle donanım ve yazılımın da içerisinde yer aldığı birçok bileşenden oluşur. İşletmenin tüm veri ve işlemlerinin bir araya getirilmesine yarayan bu yazılımlar, programda yapılacak bazı değişikliklerle e-Fatura uygulamasına uygun hale getirilebilir.
Böylece ERP/muhasebe yazılımları ile e-Fatura uygulaması senkronize bir şekilde çalışabilir.
e-Fatura’ya Nasıl Başvurulur?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura sistemini kullanma yöntemlerinden biri olarak sunduğu “Özel Entegrasyon” ile e-Fatura’ya başvuruda bulunmak isteyen firmalar için aşağıdaki adımlar izlenebilmektedir.
e-Fatura’ya Başvuru Adımları
1. Mükellef Firma, KamuSM’den internet ortamında mali mühür başvurusu yapar. (www.kamusm.gov.tr)
2. Özel Entegratör ile e-Fatura için sözleşme imzalanır. (Mükellef mali mührünü almadan önce de sözleşme sürecine başlayabilir).
3. Mali mühür firmaya fiziksel olarak ulaştığında e-Fatura için www.efatura.gov.tr adresinden e-Fatura başvurusunda bulunur.
4. Firmanın e-Fatura projesi başlamış olur. Destek alınan özel entegratör, firmaya tanımlama linki gönderir.
5. Firma, kendisine gelen tanımlama linkine tıklayarak firma bilgileri ile gerekli alanları doldurur.
6. Firma tanımlamalarını tamamladığında, bilgiler otomatik olarak Destek alınan özel entegratör
firmanın ekranlarına düşer ve gerekli kontroller yapılır. Herhangi bir sorun yok ise, firmaya aktivasyon linki gönderilir.
7. Firma, destek alınan özel entegratör tarafından gönderilen aktivasyon linkini mali mühürü ile imzalar. Bu esnada, Gelir İdaresi Başkanlığı’na destek alınan özel entegratörün mali mühürü ile e-Fatura uygulamasını kullanacağına dair otomatik bildirim yapmış olur. Bu bildirim sayesinde, firmanın faturaları özel entegratör tarafından toplu halde imzalanır.
8. Gelir İdaresi Başkanlığı onayladığında, aynı gün içinde firmanın süreçleri tamamlanarak firma, e- Fatura sistemine dahil olmuş olur. (Kaynak : GİB)
